Biuro Kongresowe Polskiego Towarzystwa Urologicznego działa od 2001 roku. Powstało ono na skutek reformy finansowej Stowarzyszenia, przeprowadzonej przez ówczesny Zarząd Główny PTU. Jej celem było przede wszystkim poprawienie kondycji finansowej Stowarzyszenia tak, aby przedsięwzięcia realizowane przez PTU pomnażały majątek Towarzystwa, a przez to umożliwiały prowadzenie działalności statutowej.
Głównym, choć nie jedynym, zadaniem Biura Kongresowego PTU jest logistyczne przygotowanie dorocznego kongresu Polskiego Towarzystwa Urologicznego w ścisłej współpracy z Zarządem Głównym PTU oraz Komitetem Naukowym Kongresu, w tym między innymi:
- przedstawienie propozycji dotyczącej miejsca obrad, ze szczególnym uwzględnieniem warunków technicznych proponowanego obiektu oraz możliwości zakwaterowania uczestników,
- opracowanie szczegółowego harmonogramu czynności związanych z organizacją i przeprowadzeniem kongresu,
- prowadzenie negocjacji dotyczących wynajmu pomieszczeń, rezerwacji miejsc hotelowych i wszystkich usług świadczonych na rzecz uczestników kongresu, a także ustalenie warunków płatności,
- określenie zakresu obowiązków poszczególnych zleceniobiorców oraz nadzór nad realizacją zawartych z nimi umów, opracowanie oferty dla uczestników zjazdu (członków Betchan na topkasynoonline, firm zainteresowanych udziałem w przedsięwzięciu i in.),
- pozyskiwanie środków finansowych na organizację kongresu,
- opracowanie projektu preliminarza kosztów i przychodów,
- opracowywanie zawartości strony internetowej dedykowanej zjazdowi oraz newsletterów informujących członków PTU o istotnych sprawach związanych z kongresem,
- komunikacja z autorami prac zgłoszonymi do programu naukowego zjazdu, przewodniczącymi i współprzewodniczącymi sesji, gośćmi zaproszonymi przez ZG PTU do wygłoszenia referatów,
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej przyznawanych nagród,
- opracowanie ostatecznego, minutowego programu kongresu,
- nadzór nad produkcją teczek oraz druków kongresowych
- ustalenie planu przyjazdu i wyjazdu gości zagranicznych,
- opracowanie regulaminu udziału w kongresie, czuwanie nad jego przestrzeganiem,
- opracowanie wniosków na temat przebiegu kongresu oraz sprawozdania finansowego.
Biuro Kongresowe PTU organizuje również inne przedsięwzięcia naukowe Towarzystwa, m.in. sympozja sekcji (np. doroczne Sympozjum Sekcji Urologii Onkologicznej PTU, doroczne Sympozjum Sekcji Endourologii i ESWL PTU).
Dyrektor Biura Kongresowego - Iwona Sribniak
tel. (22) 845-69-18
kongresptu@ptu.net.pl
